Nu mai avem nevoie de sondaje și cercetări care să ne arate cât de mult contează felul în care este amenajat și organizat mediul unde lucrăm. Cu toate că impactul unui birou bine organizat asupra angajaților este unul uriaș, multe companii nu acordă o prea mare importanță acestui aspect, crezând că nu au timpul necesar la dispoziție sau fonduri sau resurse. Cert este că fiecare companie – indiferent de sectorul de activitate- își poate transforma modul în care își desfășoară activitatea prin intermediul unor modificări simple, care nu consumă timp și nici cine știe ce sume mari de bine.
Sunt foarte multe motive pentru care orice companie, organizație și corporație ar trebui să ia în considerare reamenajarea mediului de lucru. Pe de o parte, sistemul de birou va fi unul mai eficient atunci când angajații nu trebuie să piardă timp prețios căutând documente care par pierdute, dar pe de altă parte, o mai bună organizare a mediului de lucru poate însemna și economii de bani, plus mai puține tensiuni în fiecare element al activității.
Iată, în rândurile următoare, de ce este atât de importantă amenajarea și organizarea eficientă a mediului de lucru:
O mai bună gestionare a timpului. Nu este deloc neobișnuit ca multe companii să depășească termenele-limită de predare a unor proiecte, dar un sistem de birou organizat poate elimina acest obstacol în totalitate. Atunci când aveți o singură amiază la dispoziție pentru a rezolva o tonă de sarcini, sunt șanse mari ca niciuna dintre sarcini să nu fie finalizată într-un mod satisfăcător. De asemenea, tot pentru că nu beneficiază de un sistem de lucru bine organizat, mulți angajați își amână foarte multe sarcini pe finalul lunii, rezultând astfel fie întârzieri de predare a proiectelor, fie sarcinile nu sunt finalizate tocmai corect. Iată cât este de important să investiți o cantitate optimă de energie în sarcinile zilnice, lucrând cu intervale de timp realiste. Pentru mulți angajați, stabilirea unor zile pe săptămână pentru rezolvarea anumitor sarcini este cea mai bună tehnică de gestionare a timpului. De exemplu, prima oră a dimineții este rezervată corespondenței prin e-mail, apoi în fiecare zi din săptămână, se vor duce la îndeplinire anumite sarcini, cum ar fi luni se rezolvă sarcinile bancare, marți se actualizează stocurile, miercuri au loc ședințe, și așa mai departe, în funcție de profilul activității.
Clienți impresionați. Multor dintre noi ni s-a întâmplat cel puțin o dată să fim intrigați de un produs, dar dezamăgiți de ambalaj. Același lucru se poate aplica și când vine vorba de amenajarea mediului de lucru. Poate că produsele sau serviciile pe care le puneți la dispoziția clienților sunt cele mai bune din lume, dar este puțin probabil să vă bucurați de succes și de loialitatea clienților dacă vă veți întâmpina clienții existenți și potențialii clienți cu un mediu de lucru dezordonat și haotic. Prin urmare, nu permiteți mediului de birou să vă pună în pericol relațiile de afaceri pentru care ați muncit atât de mult. Puteți dovedi clienților că vă respectați afacerea evidențiind obiectivele și prioritățile companiei, creând un mediu de birou organizat și utilizând sisteme de informații și de depozitare actualizate.
Productivitate îmbunătățită. Fără îndoială, un mediu de lucru organizat și prevăzut cu toate echipamentele și accesoriile necesare va conduce la o mai bună productivitate a angajaților și la un nivel de stres scăzut. Timpul pe care angajații și-l petrec răscolind prin sertare sau dulapuri, stând la coadă la fotocopier sau alergând după un cartuș pentru imprimantă poate fi investit în rezolvarea mai eficientă a proiectelor de lucru. Prin urmare, ar trebui să vă bazați pe un magazin cu tonere pentru a vă alimenta mediul de lucru cu suficiente facilități pentru fiecare departament.
Într-un final, un mediu de lucru amenajat plăcut și bine organizat îmbunătățește nu doar performanța angajaților, cât și dispoziția lor, motivația și ambiția de a încheia cu succes proiectele atribuite.
